Mit der Mail-Archiv-Lösung von MELTING MIND sorgen Sie für sichere Aufbewahrung und einfache Auffindbarkeit jeder einzelnen E-Mail – so lange wie nötig.
Die vollständige und manipulationssichere Archivierung aller E-Mails ist für jedes Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtend! Natürlich unterliegt die ordnungsgemäße Speicherung auch einigen Sicherheits- und Rechtsanforderungen – da reicht es nicht, die E-Mails lokal auf einem Computer zu sichern. Unsere Mail-Archiv-Lösung erfasst eine akkurate und unbearbeitete Kopie jeder Nachricht zum Zeitpunkt des Versendens oder Empfangs und ermöglicht die Aufbewahrung über einen beliebig langen Zeitraum. Unser Mailhosting in Verbindung mit dem MELTING MIND Mailarchiv ist einfach, schnell, rechtskonform – und vor allem: sicher!
Die Verpflichtung zur Archivierung ist keine neue Angelegenheit: bereits lange Zeit, bevor die ersten Computer Einzug in die Büros hielten, gab es gesetzliche Vorschriften für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Handels- und Geschäftsbriefen, wie beispielsweise in den verschiedenen Rechtsformen wie §37a HGB, §80 I AktienG und §35a I GmbHG.
Spätestens seit der Einführung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu Beginn des Jahres 2002 ist klar, dass auch eine Email vom Gesetzgeber als vollwertiger Handels- und Geschäftsbrief verstanden wird. Untermauert wurde dies 2007 mit der Impressumspflicht für E-Mails. Aus diesem Grund müssen E-Mails, genau wie Buchungsbelege, Handelsbücher und Jahresabschlüsse gemäß den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung sorgfältig archiviert werden.
Die Geschäftsführung eines Unternehmens ist für die korrekte und ordnungsgemäße Archivierung gemäß den rechtlichen Anforderungen verantwortlich. Wenn dieser Pflicht nicht nachgekommen wird, können sowohl zivilrechtliche als auch strafrechtliche Konsequenzen die Folge sein!
Wer sein Unternehmen effizient und sicher schützen möchte, muss vieles beachten.
Wir beraten Sie und stehen Ihnen zur Seite, wenn es um Ihre IT-Sicherheit geht!
