MAILARCHIVIERUNG

E-Mails - Aus den Augen aus dem Sinn? Nicht bei geschäftlichen E-Mails.

Es wäre doch sehr ärgerlich, eine wichtige Email eines Kunden nicht mehr wiederzufinden.
Aus diesem Grund müssen geschäftliche Emails genau wie Buchungsbelege, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 6 bzw. 10 Jahre revisionssicher und elektronisch auswertbar archiviert werden.

Natürlich unterliegt die ordnungsgemäße Speicherung auch einigen Sicherheits- und Rechtsanforderungen, da reicht es nicht aus die E-Mails lokal auf einem Computer zu sichern. Unser Mailhosting in Verbindung mit dem MELTING MIND Mailarchiv ist einfach, schnell, rechtskonform und vor allem sicher.

Was muss archiviert werden?

• Auftragsbestätigungen
• Angebote
• Rechnungen
• Verhandlungsvereinbarungen
• Vertragsabsprachen
• Bestätigungen telefonischer Absprachen

Generell gilt: Führt eine Mail zu einem Auftrag, gilt sie als eingehender oder ausgehender Handelsbrief und unterliegt der Aufbewahrungspflicht nach Handels- oder Steuerrecht.

Rechtliche Grundlage

Archivierungspflicht ist nichts Neues. Schon lange bevor die ersten Computer in den Büros zu finden waren gab es gesetzliche Regelungen für die korrekte Archivierung von Handels- und Geschäftsbriefen (z.B. je nach Rechtsform z.B. §37a HGB, §80 I AktienG, §35a I GmbHG um nur ein paar zu nennen) 
Spätestens seit dem Inkrafttreten der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Anfang 2002 ist klar, dass die Email vom Gesetzgeber als vollwertiger Handels- und Geschäftsbrief verstanden wird. Untermauert wurde dies 2007 mit der Impressumspflicht für E-Mails.

Aus diesem Grund müssen E-Mails, genau wie Buchungsbelege, Handelsbücher und Jahresabschlüsse gemäß den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung archiviert werden.

Welche Vorteile hat mein Unternehmen von einer ordnungsgemäßen E-Mail-Archivierung?

Die Vorteile einer ordnungsgemäßen E-Mail-Archivierung sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
Im Vordergrund stehen aber in der Regel die folgenden Vorteile:

• Einhaltung gesetzlicher Vorlagen
• Entlastung der E-Mail-Postfächer
• Schutz vor bewusstem oder unbewusstem Löschen von E-Mails
• mögliche Beweismittel bei gerichtlichen Auseinandersetzungen 
• zusätzlicher Schutz vor Viren, Spam un weiteren Angriffen auf den E-Mail-Server 
• bessere Durchsuchbarkeit der E-Mail-Archive (durch Verschlagwortung) 

Welche Konsequenzen drohen und wer trägt die Verantwortung?

Die Geschäftsführung eines Unternehmens ist für die korrekte und ordnungsgemäße Archivierung gemäß den rechtlichen Anforderungen verantwortlich. Wird dieser Pflicht nicht nachgekommen, können zivil- und strafrechtliche Konsequenzen die Folge sein. Diese wären z.B.:

• Steuerliche Konsequenzen (Strafzahlungen an das Finanzamt)
• Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren (bei Verletzung der Buchführungspflicht)
• Schadensersatzansprüche